styczeń 2024

Na rynku bardzo często dochodzi do sytuacji, w których przedsiębiorcy udzielają swoim kontrahentom rabatów. W praktyce możemy spotkać się z udzieleniem rabatu w momencie dokonywania sprzedaży – wówczas taka wartość zostaje uwzględniona już na moment sprzedaży i nie ma znaczenia dla ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT, jak również rabatem potransakcyjnym uzależnionym od wielkości zakupionego wolumenu czy terminowej płatności.

Przepisy w tym zakresie od dawna budzą zamieszanie i są zmorą dla podatników. Od 1 stycznia 2021 r. został zlikwidowany wymóg, zgodnie z którym nabywca musi potwierdzić odbiór faktury korygującej. W zamian za to w celu korekty podatku należnego, wprowadzone zostały inne przesłanki do spełnienia.

Jak to wygląda obecnie, od momentu wejścia w życie Slim VAT-1?

Natomiast nabywca zobowiązany jest do zmniejszenia podatku naliczonego w okresie, w którym zostały uzgodnione ze sprzedawcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze.

Podsumowując, w przypadku udzielenia rabatu przez sprzedawcę do ustalenia momentu obniżenia podstawy opodatkowania (w tym: podatku należnego) determinujące znaczenie ma fakt wystawienia faktury korygującej oraz posiadania dokumentacji, która dowodzi, że warunki obniżenia zostały uzgodnione z nabywcą. Z kolei w przypadku nabywcy kluczowe znaczenie ma moment spełnienia warunku do obniżenia podstawy opodatkowania (podatku VAT).

Przykład:

Beta Sp. z o.o. sprzedaje materiały budowlane do Omega sp. z.o.o.

Zgodnie z zawartą pomiędzy stronami umową, w przypadku terminowej płatności przez Omega Sp. z o.o., Beta Sp. z o.o. udzieli skonta (w skrócie: rabat warunkowy – uzależniony od przedterminowej płatności) w wysokości 2% sprzedaży.

Beta Sp. z o.o. wystawiła fakturę sprzedażową z informacją o skoncie dnia 21 stycznia 2024 r., termin płatności został wyznaczony na 14 dni. Omega Sp. z o.o. opłaciła fakturę w terminie – 29 stycznia 2024 r. Faktura korygująca została wystawiona 5 lutego 2024 r.. Zgodnie z obecnymi zasadami Beta Sp. z o.o. koryguje (odzyskuje) podatek należny w lutym 2024 r., a Omega Sp. z o.o. koryguje (zwraca) podatek naliczony już w styczniu 2024 r. Tymczasowo korzysta więc fiskus.

Jak to będzie wyglądać wraz z momentem wejścia w życie KSeF?

Wydawać by się mogło, że wejście obowiązkowego KSeF (Krajowego System e-Faktur) uprości moment dokonywania korekt przez obie strony transakcji. Rzeczywiście – w przypadku faktur ustrukturyzowanych nowe zasady KSeF sprawią, że obydwa podmioty dokonają stosownych korekt co do zasady w tym samym czasie, tj. w momencie wystawienia faktury korygującej.

Czy zawsze? Niestety rzeczywistość okazuje się bardziej złożona, a sprawa komplikuje się w przypadku, gdy faktury korygujące wystawiane są w sposób inny niż przy użyciu KSeF.

W jakich sytuacjach sprzedawca może być zobowiązany do obniżenia podstawy opodatkowania w innym okresie niż w okresie wystawienia faktury korygującej? Sytuacji takich może być co najmniej kilka, są nimi np.: awaria KSeF, niedostępność KSeF czy wystawienie faktury korygującej poza systemem KSeF, np. dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, czy też korekty na rzecz nabywcy, który zlikwidował działalność. Przypadków, kiedy faktura jest wystawiana poza KSeF jest oczywiście więcej. W takich sytuacjach obniżenie podstawy opodatkowania (w tym podatku należnego) może nastąpić w innym momencie niż wystawienie faktury korygującej.

W tym miejscu weźmy pod lupę awarię lub niedostępność KSeF – kiedy w takich przypadkach sprzedawca dokona obniżenia podstawy opodatkowania? Decydujące staje się pytanie o to, co będzie pierwsze: otrzymanie potwierdzenia od nabywcy czy przesłanie przez sprzedawcę faktury korygującej do KSeF? Kwestia kolejności staje się ważnym czynnikiem, który może wpłynąć na moment obniżenia podstawy opodatkowania po stronie sprzedawcy.

Przykład: Alfa Sp. z o.o. dokonała sprzedaży zabawek na rzecz Beta Sp. z o.o. dnia 10 grudnia 2024 r. Alfa Sp. z o.o. wystawiła fakturę ustrukturyzowaną w KSeF 30 grudnia 2024 r. W związku z zakupem dużego wolumenu zabawek w ostatnim miesiącu 2024 r., zgodnie z ustalonymi przez strony uzgodnieniami, Beta Sp. z o.o. otrzymała rabat w wysokości 3% od zakupionych towarów. W momencie próby wystawienia faktury korygującej, tj. dnia 31 grudnia nastąpiła awaria KSeF, w związku z tym Alfa Sp. z o.o. wystawiła fakturę w formie ustrukturyzowanej, zgodnej z ustawowym wzorem poprzez swój program do fakturowania. Następnie taką fakturę udostępniła Beta Sp. z o.o. w uzgodniony pomiędzy stronami sposób.

I. Tego samego dnia Alfa Sp. z o.o. otrzymała mailowe potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez Beta Sp. z o.o. Fakturę korygującą Spółka Alfa Sp. z o.o. wprowadziła do systemu KSeF 2 stycznia.

W powyższym przykładzie Alfa dokona obniżenia podstawy opodatkowania (w tym podatku należnego) w grudniu.

II. Alfa Sp. z o.o. nie otrzymała potwierdzenia od nabywcy – Bety Sp. z o.o. Tego samego dnia KSeF został uruchomiony, w efekcie spółce Alfie Sp. z o.o. udało się wprowadzić fakturę korygującą do systemu jeszcze tego samego dnia.

W powyższym przykładzie Alfa dokona obniżenia podstawy opodatkowania (w tym podatku należnego) w grudniu.

III. Alfa Sp. z o.o. nie otrzymała potwierdzenia od nabywcy – Bety Sp. z o.o., a KSeF został uruchomiony dopiero 2 stycznia 2024 r. Alfa Sp. z o.o. wprowadziła fakturę korygującą do systemu 3 stycznia 2024 r.

W powyższym przykładzie Alfa dokona obniżenia podstawy opodatkowania (w tym podatku należnego) w styczniu.

W przypadku, gdy faktura korygująca jest wystawiana poza KSeF-em, np. dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, wówczas sprzedawca obniży podstawę opodatkowania w momencie otrzymania potwierdzenia od nabywcy. Jest to powrót do zasad obowiązujących przed wejściem w życie Slim VAT-1.

Co może stanowić takie potwierdzenie? Ustawodawca nie przewidział w tym zakresie konkretnej formy. Niemniej jednak, zgodnie z praktyką, stosowne w takich sytuacjach wydają się być listy lub e-maile z potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej czy wyciągi bankowe dotyczące płatności z opisem, iż klient płaci kwotę wynikającą z faktury o określonym numerze, ale pomniejszając płatność o zmniejszenie wynikające z faktury korygującej o określonym numerze.

W świetle tych wyzwań przedsiębiorcy muszą być gotowi na elastyczne dostosowywanie się do różnych procedur, w zależności od tego, czy faktura korygująca zostanie wystawiona w KSeF, czy też nie.

Kiedy nabywca jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego? Tak jak zostało wspomniane wyżej, w przypadku faktur wystawianych w KSeF, momentem determinującym będzie moment wystawienia faktury korygującej.

Natomiast w przypadku awarii lub niedostępności KSeF, jeżeli wystawiona została faktura w formie ustrukturyzowanej, zgodnej z ustawowym wzorem, a następnie udostępniona nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego będzie determinowany przez datę wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę.

Z kolei w przypadku, gdy sprzedawca wystawił fakturę inną niż faktura ustrukturyzowana, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

Podsumowując, mimo pozornych uproszczeń, może okazać się, że podatnicy będą musieli stawić czoło nie lada wyzwaniom w nowej KSeFowej rzeczywistości podatkowej. Mamy tu na myśli m.in. wdrożenie odpowiednich procedur dotyczących momentu obniżania podstawy opodatkowania (w tym podatku należnego) – w przypadku sprzedawców czy zmniejszania podatku naliczonego – w przypadku nabywców, jak również pozyskiwania potwierdzeń otrzymania faktur korygujących.

Mimo, że do wdrożenia KSeF zostało jeszcze trochę czasu, to już teraz warto rozpocząć przygotowania do tego procesu. Poruszony przez nas temat to tylko kropla w morzu w zakresie wyzwań, jakie stawia przed podatnikami wejście w życie KSeF.